Cómo implementar la política de uso responsable del papel en tu oficina

Hoy en día, reconocer la importancia de gestionar un negocio con prácticas amigables con el medio ambiente es fundamental. Además de los beneficios que esto trae al planeta, implementar una política de impresión sostenible también puede contribuir a reducir costos y a mejorar la productividad en el entorno laboral.

Antes de explorar las mejores prácticas para un sistema de impresión responsable, es esencial entender el impacto del desperdicio de papel. Según las estadísticas los datos son bastante reveladores:

Para producir una sola hoja de papel tamaño A4 se requieren 10 litros de agua. Cada empleado utiliza aproximadamente 75 kg de papel al año. El 93% del papel utilizado proviene directamente de los árboles. Reciclar una tonelada de papel puede ahorrar hasta 26,500 litros de agua y conservar 17 árboles.

Usa papel reciclado

Para minimizar tu huella de carbono, elige papeles reciclados o aquellos con etiquetas que garanticen su sostenibilidad. Existen diversas opciones que ofrecen una calidad comparable a la del papel no reciclado, como los papeles con certificación FSC o FSC Reciclado, Ángel Azul (una de las certificaciones alemanas más rigurosas), Ecoetiqueta Europea, y PEFC Reciclado o Certificado, entre otros. Además, el impacto ambiental se reduce aún más si optas por papeles más finos, es decir, aquellos con un gramaje de 80 g/m² o inferior.

El papel que tiene un menor impacto ambiental es el 100% reciclado posconsumo, que no ha sido destintado ni blanqueado.

En Dical.es podrás encontrar una amplia variedad de tipos de papel reciclados y ecológicos entre los que elegir. Dependiendo de tus necesidades podrás elegir una variedad u otra entre las que optar. Y una vez que tengas decidido el papel adecuado será el momento de que le saques el máximo partido. En el caso de que tengas dudas, puedes ponerte en contacto con los expertos de la papelería online de Dical y ellos te darán la recomendación del tipo de papel que mejor encaja con lo que buscas. 

Cambia a la desmaterialización y la gestión de documentos electrónicos

Reducir el uso de papel es fundamental para proteger el medio ambiente. Para contribuir al bienestar del planeta, la gestión documental electrónica (EDM) y la facturación electrónica son excelentes opciones. Estas herramientas permiten a las empresas disminuir su consumo de papel y, a la vez, lograr importantes ahorros y mejorar su organización. Optar por la firma electrónica, el archivo digital y el correo electrónico certificado te ayudará a recibir todos tus documentos administrativos directamente en tu eBox empresarial.

Menos papeleo significa menos costes directos. La digitalización de documentos como facturas, informes, memorandos y nóminas permite reducir el gasto en tinta, papel, sellos y sobres. Además, disminuye los costos logísticos asociados a la distribución del correo y al almacenamiento de documentos físicos, como el espacio de archivo y los armarios. Esta transición no solo contribuye al ahorro de dinero, sino que también mejora la organización de la información.

La facturación electrónica, en particular, resulta ser mucho más económica que la facturación en papel. Según la Agencia de Simplificación Administrativa, procesar una factura electrónicamente cuesta en promedio 9 euros menos que hacerlo en papel. Un estudio de la consultora especializada en facturación digital, respalda esta afirmación, indicando que una empresa puede llegar a ahorrar hasta un 80% en costos. Además, la inversión en facturación electrónica ofrece un retorno garantizado en un período de entre 6 y 18 meses. Este método también permite una gestión más eficiente, ya que el software de facturación puede centralizar los datos y proporcionar información rápida sobre el estado del flujo de caja y la liquidez disponible.

Reduce el desperdicio de papel

Dentro de la estructura de cualquier organización, la digitalización completa de documentos no siempre es factible. Sin embargo, existen varias estrategias efectivas para reducir el consumo de papel, que pueden involucrar a todo el equipo de manera constructiva. Una de las primeras medidas es fomentar la impresión a doble cara, lo que reduce a la mitad la cantidad de papel utilizado. Además, ajustar la maquetación de los documentos para usar márgenes más estrechos o imprimir en tamaños más pequeños contribuye a un uso más eficiente del papel. Utilizar la función de «vista previa de impresión» es otra práctica recomendada, ya que permite verificar cómo se verá el documento antes de imprimirlo, evitando errores y reduciendo impresiones innecesarias.

Otra estrategia útil es compartir archivos digitalmente para que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información sin necesidad de copias físicas. Las pizarras pueden reemplazar a los rotafolios con hojas, facilitando la colaboración en reuniones sin generar residuos de papel. Además, la publicación de folletos en cantidades limitadas y el uso del modo de impresión bajo demanda (POD), que imprime solo las copias necesarias según demanda, también son soluciones valiosas. Implementar estas prácticas puede significativamente disminuir el consumo de papel, promoviendo un entorno de trabajo más sostenible.

Reorganiza los espacios de trabajo

Para disminuir el consumo de papel en tu empresa, puedes empezar por reorganizar los procesos laborales. Una opción efectiva es eliminar las impresoras individuales, ya que al no tenerlas al alcance, tus compañeros se sentirán menos inclinados a imprimir documentos innecesarios. Cuando los dispositivos de impresión no están fácilmente disponibles, tienden a usarse menos para imprimir lo que no es esencial. También es útil colocar bandejas para borradores cerca de las impresoras, facilitando la reutilización de papel. Además, considera fomentar el concepto de oficina nómada. Al cambiar de oficina con regularidad, tendrás menos espacio para almacenamiento, lo cual contribuye a reducir la acumulación de papel y archivos voluminosos. Esta práctica no solo ayuda a minimizar el uso de papel, sino que también promueve un entorno de trabajo más ágil y flexible.