¿Qué hace un organizador de eventos?
El organizador de eventos es una figura muy importante a la hora de planear un acto, conferencia, celebración o ponencia. Este profesional es el que va a garantizar que todo salga a la perfección y que cuente con la difusión esperada.
Pero, ¿sabes qué hace realmente este experto? En este artículo te mostraremos sus principales funciones, el perfil necesario para ejercer la profesión y qué cualidades hay que tener para triunfar en este sector.
¿Qué hace un creador de eventos?
Un organizador de eventos es un profesional que se encarga de crear diferentes actos, negociar, coordinar y promoverlos. Es decir, trabaja en prácticamente todas las partes del proceso y de él depende el éxito de la convocatoria, del desarrollo y desenlace. Como tal, sus funciones y responsabilidades son realmente variadas.
Estas son las principales funciones de un creador de eventos:
- Organización de exposiciones, conferencias, conciertos y todo tipo de eventos.
- Se encargan de reunir compradores y vendedores en un mismo espacio, o bien a empresas que son susceptibles de estrechar relaciones comerciales entre ellas.
- Analizan cuál es el público objetivo de cada celebración e idean labores de difusión orientadas a él.
- Se encargan de la gestión con todo tipo de proveedores, técnicos y demás implicados.
- Llevan a cabo los planes de comunicación de actos, ponencias y eventos.
- Efectúan listas de invitados y velan por el control y seguimiento de ellas.
- Se encargan de que cada celebración se lleve a cabo siguiendo las medidas de seguridad, higiene y todo tipo de normativas oficiales.
- Velan por la buena imagen de la marca o la institución que produce el evento.
- Crea la atmósfera adecuada para que los asistentes disfruten del acto y tengan todas sus necesidades cubiertas.
- Se comunican con los administradores del espacio, los que suministran los alimentos o los que organizan el espectáculo para coordinar todas las partes del evento correctamente.
- Hacen gestión de crisis si ocurre alguna eventualidad durante el acto o falla alguno de los elementos.
- Realizan los contratos pertinentes con todos los proveedores involucrados.
- Registran la contabilidad de todo el evento, garantizan que se hará según el presupuesto marcado y efectúan los pertinentes pagos.
¿Cuál debe ser el perfil de un organizador de eventos?
El perfil de organizador de eventos tiene unos rasgos académicos y de personalidad bastante particulares, pues son los que dan como resultado a un profesional solvente y preparado para ejercer. A continuación, te mostramos las cualidades que definen a estos expertos.
Formación relacionada con el sector
Lo cierto es que hay personas con excelentes capacidades innatas para la organización de eventos que se introducen en esta profesión sin formarse en la materia, sin embargo, lo ideal es contar con estudios relacionados con este ámbito. Estos pueden ser de muchos tipos, desde una carrera universitaria de Relaciones Públicas hasta un curso de Wedding Planner o una formación en el ámbito de la producción. Todo esto hace perfiles más especializados y preparados para cumplir con sus funciones.
Sociabilidad y tranquilidad
El perfil de organizador de eventos suele ser altamente sociable y, a la vez, tranquilo. La extroversión es indispensable para relacionarse con todas las personas involucradas y para participar activamente en los eventos que se organicen, mientras que la tranquilidad es crucial para mantener la mente fría y la calma frente a posibles eventualidades.
Sabe trabajar en equipo
Saber trabajar en equipo es una cualidad de cualquier organizador de eventos que se precie. Tendrá que coordinarse con diferentes grupos de personas, técnicos, proveedores y ayudantes a lo largo de todo el proceso, así que es imposible que un perfil altamente individualista pueda cumplir con esta expectativa.
Perfil analítico y detallista
Se trata de perfiles que son muy analíticos y tienen gusto por el detalle. Es importante para poner comprender las necesidades de cada acto que se organice, ver la situación desde una perspectiva global y ser capaz de conseguir que todo quede perfectamente atado para el gran día. Los detalles son los que marcarán la diferencia entre un trabajo bien hecho y un evento que tenga todas las papeletas para fracasar estrepitosamente.
¿Dónde puede trabajar un organizador de eventos?
Los organizadores de eventos pueden trabajar en cantidad de empresas y compañías, no solo en las especializadas en este sector. Las que realizan actividades para empresas o acciones de team building como Viviendo del Cuento tienen organizadores en sus plantillas, así como las dedicadas a la planificación de fiestas, bodas o actos.
En algunas organizaciones o entidades que tienen un gran tamaño cuentan con sus propios organizadores de eventos, aunque su negocio sea completamente diferente. Por ejemplo, una bodega de vinos puede contratar a este perfil para que gestione catas, eventos o celebraciones. Además, son perfiles que también pueden trabajar de manera independiente como freelancers y hacer trabajos a demanda para diversos clientes.
¿Cómo ser un buen organizador de eventos?
¿Qué hay que tener para ser un buen organizador de eventos?, ¿cómo convertirse en un excelente profesional del sector? Fíjate en los puntos fuertes que se deben desarrollar para una carrera próspera en este ámbito.
Comunicación
La buena comunicación es la base de un buen organizador de eventos. Esta figura va a ser el enlace de los diferentes equipos de trabajo que se involucren en el acto desde diferentes perspectivas, desde lo artístico hasta lo técnico, y ha de saber entenderse a la perfección con todos ellos. También tendrá un papel importante con los asistentes y los invitados, pues a menudo es el que se encarga de invitar al acto a todos los participantes, enviar la información pertinente e incluso proponer determinadas contrataciones. Si todo esto no se comunica con claridad, es posible que se generen errores grabes en la celebración o se cree una mala imagen de la institución.
Negociación
Se trata de un profesional que negociará en muchos momentos y procesos con otras empresas. Las habilidades para la negociación permitirán que se obtengan mejores contratos, que los presupuestos se cumplan y que los problemas que puedan surgir por el camino se solucionen. Es esto lo que lo convierte en un profesional al que se quiere acudir, sabiendo que todo estará perfectamente dispuesto para la ocasión.
Investigación
Puede parecer que no tiene ninguna relación con este trabajo, pero los buenos creadores de eventos tienen habilidades excelentes para la investigación. Esto se emplea para analizar el tipo de evento que será más conveniente en cada ocasión, el público al que se debe convocar e incluso informarse de otros actos que puede estar planeando la competencia en las mismas fechas.
Resolución
Ante todo, el organizador de eventos de calidad será un perfil resolutivo en el que se puede confiar. Por mucho que se planifique cada detalle en un acto o celebración, puede haber determinadas circunstancias inesperadas que generen conflictos o errores. Contar con esta cualidad permite que esto sea solo un bache en el camino y que el evento funcione como debe a pesar de encontrarse con obstáculos.
¿Cuánto gana un organizador de eventos en España?
El salario de un organizador de eventos en España puede variar considerablemente según la experiencia y el tipo de trabajo que realice. La media está en unos 1.300 euros al mes, sin embargo, para un profesional que tiene cierta trayectoria y buena reputación, la remuneración puede llegar a los 53 mil euros anuales.
