¿Qué se necesita para realizar una mudanza de oficina?

Realizar una mudanza de oficina puede resultar más complicado de lo que parece, pero no tiene por qué ser así. Sobre todo, si tienes en cuenta la información con los pasos a seguir que te ofrecemos en este artículo. ¿Estás pensando en mudar tu oficina a otra ciudad o a otra zona dentro de la misma ciudad? ¡Sigue leyendo!

1. Planifica tu mudanza con antelación

El primer paso fundamental para una mudanza de oficina es establecer un plan detallado con suficiente antelación. Lo ideal es comenzar la planificación con al menos uno o dos meses de antelación, dependiendo del tamaño de la empresa. Este plan debe incluir:

Fechas clave del traslado.

Inventario de bienes a trasladar.

Presupuesto asignado.

Responsable o equipo coordinador del traslado.

Tareas asignadas a cada empleado o departamento.

Contratación de una empresa de mudanzas especializada.

Es fundamental seguirlo al pie de la letra para evitar retrasos que pueden encadenarse con el resto de la planificación, lo que puede ocasionar complicaciones. Sobre todo, teniendo en cuenta que hay varias personas implicadas en la mudanza.

2. Designa un coordinador o equipo de mudanza

Como indicábamos en el primer punto, es recomendable nombrar a un coordinador de mudanza o un equipo encargado de supervisar el proceso. Esta persona o grupo será el enlace entre la empresa de mudanzas y la oficina, y se encargará de gestionar el calendario, comunicar avances y resolver cualquier imprevisto —por supuesto, todo va en función del tamaño de la empresa. En una empresa familiar puedes ser tú mismo quien se encargue de ello—.

3. Evalúa el nuevo espacio

Antes de la mudanza, es esencial visitar el nuevo espacio de trabajo para conocer su distribución, accesos, zonas de carga y descarga, medidas de los despachos, ubicación de enchufes, red de datos, servicios disponibles y otras infraestructuras necesarias. Esto permitirá planificar la distribución del mobiliario y los equipos en función de las necesidades reales. Generalmente, las mudanzas de oficinas suelen llevarse a cabo cuando estas se quedan pequeñas, después de haber experimentado un crecimiento a lo largo del tiempo (tanto de personal como de recursos). El nuevo espacio debe ir acorde con este crecimiento y prever una mayor expansión para evitar una nueva mudanza a corto plazo.

4. Inventario y clasificación

Se debe realizar un inventario completo de todo lo que se va a trasladar: ordenadores, impresoras, escritorios, archivadores, sillas, pantallas, teléfonos, material de oficina, etc. Esta etapa también es una oportunidad perfecta para depurar objetos obsoletos o innecesarios. Dependiendo del tamaño de tu empresa, te recomendamos hacer una clasificación por:

Departamento o área.

Tipo de objeto.

Fragilidad o valor.

Prioridad de uso en el nuevo espacio.

Asegúrate, así mismo, de que cada objeto o caja esté etiquetado claramente, indicando su contenido y ubicación de destino.

5. Contrata una empresa de mudanzas profesional

Esta es la parte más importante de todas y a la que más atención debes prestar teniendo en cuenta que es más que probable que se trasladen materiales costosos y con información confidencial o delicada, es por ello que no sirve cualquier empresa de mudanza. Para una mudanza de oficina, lo ideal es contratar una empresa especializada en traslados corporativos. Este tipo de compañías ofrece servicios adaptados al entorno empresarial, y uno de los máximos referentes en el país es: www.flippers.es, una empresa que destaca por su honestidad, experiencia, recursos y certificados que avalan el resultado que esperas, pero sobre todo, por ofrecer soluciones adaptadas a las necesidades específicas de los clientes con un servicio 100% personalizado.

Sus servicios incluyen el desmontaje y montaje de mobiliario, embalaje clasificado de documentos, traslado y reconexión de equipos informáticos, y transporte de SAIs, servidores o cajas fuertes. También gestionan permisos de estacionamiento, movimientos internos y ofrecen guardamuebles, seguros opcionales y destrucción certificada de material. Flippers elabora un procedimiento de traslado adaptado a cada proyecto, asegurando una transición eficiente y segura hacia las nuevas instalaciones. Además, es capaz de mover entre 10 y 3.000 puestos de trabajo (por cierto, si tu empresa es un laboratorio ten en cuenta que Flippers también ofrece un servicio especializado para este tipo de mudanza). 

6. Copia de respaldo y protección de la información

Uno de los aspectos más delicados de una mudanza de oficina es la protección de datos y equipos informáticos. Antes de trasladar servidores, ordenadores o sistemas de almacenamiento, es imprescindible realizar una copia de seguridad completa de toda la información corporativa. Además, se recomienda desconectar todos los equipos correctamente y proteger cada componente con material adecuado (plástico de burbujas, fundas antiestáticas…), así como etiquetar cables, accesorios y periféricos. Lo ideal, a excepción de las copias de seguridad, es que el resto del trabajo lo haga una empresa especializada.

7. Comunicación interna y externa

Es vital informar al personal con suficiente antelación sobre el proceso de mudanza. Se deben comunicar fechas, instrucciones y cambios que puedan afectar a su trabajo, como días de traslado o nuevas ubicaciones. Del mismo modo, también hay que notificar a clientes, proveedores y colaboradores sobre el cambio de dirección. Esto incluye actualizar la web, redes sociales, tarjetas de visita, facturas, correo electrónico y servicios de mensajería, entre otras.

8. Montaje en el nuevo espacio

Una vez en el nuevo espacio, es aconsejable tener un plano de distribución previamente definido para que el equipo de mudanza coloque cada elemento en su lugar exacto. Así se optimiza el tiempo y se evita el caos. Además, es útil hacer una verificación post-mudanza para asegurarse de que todo ha llegado en buen estado y en su sitio.

9. Adaptación y seguimiento

Tras la mudanza, es normal que surjan pequeños ajustes. Se recomienda hacer una reunión de seguimiento para recoger sugerencias del equipo, identificar incidencias y valorar posibles mejoras. Todo esto te ayudará a ofrecer un espacio más eficiente y a seguir  creciendo como empresa que apuesta por la calidad de su trabajo.