Qué hace un auxiliar administrativo

La profesión de los auxiliares administrativos es una de las que más comúnmente se pasa por alto pese a encontrarse en numerosas oficinas y despachos y a ser la figura más básica en la contribución del correcto funcionamiento del ámbito administrativo. 

A continuación te traemos un artículo en el que explicamos el papel que cumple este profesional dentro de su ámbito laboral para que puedas conocerlo en profundidad.

¿Qué es un auxiliar administrativo?

Lo primero es que los auxiliares administrativos son trabajadores esenciales para que las empresas y organismos lleven a cabo su actividad, ya que contribuyen en tareas básicas.

Algunas de sus labores son en áreas de la gestión del correo postal y electrónico, la atención telefónica y la recopilación, organización y almacenaje de todo tipo de información; aunque, además, efectúan papeleo, y ejercen tareas de fotocopiado, tratamiento de textos, contabilidad y archivado, entre otras funciones.

Es importante tener en cuenta que estos trabajadores ejercen sus labores bajo las órdenes de un superior, que suele ser un administrativo u otro profesional en un escalafón superior de la cadena de mando en la jerárquico de la empresa.

Los auxiliares administrativos son trabajadores esenciales para que las empresas y organismos lleven a cabo su actividad.

Requisitos para ser auxiliar administrativo

A la hora de plantearte acceder a un puesto como auxiliar administrativo es esencial que conozcas que los requisitos de estudio no pasan por la necesidad de tener ninguna titulación universitaria concreta. Aunque es posible acceder a este puesto de trabajo con una carrera, lo cierto es que es más adecuado cursar una formación específica que te prepare para el examen de acceso. 

Y es que para acceder a este puesto de trabajo, si se quiere trabajar para el Estado, es necesario superar las pruebas para las oposiciones de auxiliar administrativo, las cuales se componen de dos ejercicios.

Sobre los estudios, la vía más adecuada que puedes tomar es la de cursar un ciclo de Formación Profesional que te acredite como Técnico en Gestión Administrativa, ya que en esta formación obtendrás conocimientos de tipo fiscal, financiero, comercial, contable, y de gestión y administración, entre otros, y por tanto saldrás con una preparación muy completa que te otorgará un perfil altamente competitivo.

Si quieres acceder a este puesto de trabajo mediante una carrera universitaria lo más adecuado sería estudiar un grado en Administración y Dirección de Empresas, un grado en economía, un grado en Gestión y Administración Pública o un grado en Ciencias Políticas, pues son los estudios que más relación guardan con las tareas propias de un auxiliar administrativo. 

Conocimientos para ser auxiliar administrativo

Si hablamos de las características que debe tener un auxiliar administrativo para encajar en el puesto de trabajo, hay ciertas nociones básicas que no pueden escaparse a su entendimiento. Te las contamos a continuación:

• Buenos conocimientos de las TIC y un buen manejo de todo el equipo de oficina y de programas de informática básicos.

• Ser especialmente cuidadoso con el trabajo, y muy metódico y organizado tratando todo tipo de papeleo y documentación a la hora de llevar registros y archivos.

• Contar con buenas dotes comunicativas para trabajar con distintos organismos y hacer todo tipo de gestiones, ya sea por vía telefónica o por correo.

• Ser hábil solventando problemas.

• Tener habilidades excelentes con los números y con el uso de programas de cálculo como el Excel para poder llevar a cabo íntegramente todas las tareas de contabilidad de la empresa.

• Ser capaz de mantener información confidencial y de tener buena ética profesional con los datos de información y de finanzas.

• Contar con una excelente puntuación, gramática y ortografía para poder redactar todo tipo de textos, memorias, documentos, archivos y otros.

• Tener una excelente gestión del tiempo y una buena capacidad para poder priorizar las tareas más básicas, así como para trabajar en diversas tareas al mismo tiempo.

• Ser educado y amable en caso de tener que tratar también con clientes, pues un auxiliar administrativo sirve como el vínculo que relaciona la empresa con los clientes y ante todo debe dar una buena imagen. 

Diferencia entre auxiliar administrativo y administrativo

Esta es quizás una de las preguntas más importantes para todas las personas que buscan acceder a una plaza administrativa a través del examen de las oposiciones, ya que todas las administraciones autonómicas, nacionales o locales necesitan contratar a personal administrativo, pero a cada puesto se accede mediante un examen distinto.

En cuanto a diferencias de acceso, es obvio que a un auxiliar administrativo se le pedirá únicamente la titulación de la ESO, mientras que al administrativo se le exigen estudios de bachillerato o superiores, pues su trabajo es de mayor responsabilidad y deberán tener una formación más específica.

Esto también implica que el temario que haya que estudiar para el examen sea distinto, siendo más extenso el de los administrativos.

Si atendemos a diferencias en cuanto a las labores que realizan en el trabajo, los auxiliares administrativos llevan a cabo tareas algo más sencillas y mecánicas y, obviamente, de menor responsabilidad que las de los administrativos, quienes realizan ejercicios de un nivel más elevado. 

A un auxiliar administrativo se le pedirá únicamente la titulación de la ESO, mientras que al administrativo se le exigen estudios de bachillerato o superiores.

Los auxiliares administrativos se centran en actividades de mecanografía, de registro, de archivo y de efectuar cálculos simples, y también elaboran textos sencillos dentro de bases de datos o en tramitaciones de expedientes que sirven como apoyo para el resto de miembros administrativos.

Por contra, los administrativos gestionan temas financieros, económicos y de recursos humanos y, por tanto, se centran en tareas económicas, políticas medioambientales y sociales que requieren de ellos que los procedimientos administrativos en los que trabajan sean de un calibre mucho más importante. 

Todo esto conlleva, como consecuencia, una diferencia en el sueldo ya que mientras que un auxiliar administrativo podrá obtener un sueldo bruto de entre 1.000€ y 1.400€ mensuales, el de un administrativo se elevará a la cifra de 1.400€ y 1.800€ al mes.

Aunque este es el promedio, puede verse aumentado o disminuido en función a diversos factores, como el de el tipo de administración o empresa, la experiencia profesional del trabajador o el ámbito regional en el que se ejerce la actividad laboral.

Principales funciones y tareas de un auxiliar administrativo

Aunque las tareas de los auxiliares administrativos no se caracterizan por una complejidad excesiva, lo cierto es que son esenciales para el funcionamiento más básico de toda empresa, despacho o administración, pues son las que sientan las bases de la calidad y el ritmo de trabajo que podrán llevar a cabo los administrativos superiores.

Las actividades diarias más habituales de estos profesionales son las siguientes:

• Redacción y tratamiento de textos: Esto puede ser a modo de ejercicios de mecanografía o mediante transcripciones de audio grabadas a voz. Suelen encargarse de transformar borradores en documentos oficiales y en pulir todo tipo de textos que presentan a los organismos.

• Contabilidad: Lo cierto es que un auxiliar administrativo debe ser hábil con las letras y con los números. Aunque trabaja con textos, también suele llevar a cabo tareas de contabilidad, siendo una de las más típicas la de las facturas. 

• Diversas tareas administrativas: Son las que dan nombre a su profesión por el carácter auxiliar respecto a las labores de los administrativos. Pasan por efectuar fotocopias, archivar documentos, enviar correos electrónicos, realizar y atender llamadas telefónicas, gestionar la compra de artículos de papelería o de oficina, trabajar en la recepción, registrar mensajes, crear citas y organizar la agencia de sus superiores, entre otras.

• Registros: La tarea de archivar es una de las más esenciales de esta profesión, pues es imperioso en cualquier organismo registrar y almacenar debidamente toda la información que se gestiona. Algunos ejemplos son las facturas de compra, las reclamaciones, las hojas de gastos, las fichas de los trabajadores con sus horas trabajadas y ausencias, las contribuciones de otros organismos o empresas, etc.

Funciones de un auxiliar administrativo bancario

El puesto para auxiliar administrativo bancario para trabajar en el Banco de España es uno de los más comunes en el grueso de las oposiciones del Estado y de los más demandados. 

Esto no quita que no existan auxiliares que trabajen para otras entidades bancarias, pero todos ellos ejercen las mismas tareas de administración que puede realizar un trabajador en una secretaría de dirección. 

Te las exponemos a continuación:

• Prestan apoyo a los compañeros de departamento con los que trabajan.

• Efectúan tareas de facturación y llevan al día administración de los gastos de la empresa.

• Necesitan un alto conocimiento de inglés en el caso de que se requiera de ellos que se desplacen dentro o fuera de España para acompañar a otros administrativos en viajes de negocios.

• Trabajan cara al público, pues atienden a los clientes que acceden a la recepción de la oficina del banco de forma personal o también a través del correo electrónico o por teléfono.

• Son los encargados de realizar las tareas de clasificación y registro de toda la documentación de los clientes y de los contribuyentes para crear un archivo limpio y organizado que cumpla con la normativa legal.

• Se especializan en el tratamiento, la elaboración y la preparación de textos informativos administrativos o de gestión, haciendo uso de las herramientas informáticas y los softwares del banco.

• Llevan a cabo las tareas de contabilidad y de facturación respecto a la administración de los gastos de, por ejemplo, el local y de los sueldos de los empleados.

Funciones de un auxiliar administrativo en salud

Este perfil es uno de los más extendidos dentro de la profesión de los auxiliares administrativos y se caracteriza por una alta competencia de escucha, de amabilidad y de respeto, pues su trabajo se desarrolla en un ámbito humano en el que el sentido de la ética debe ser esencial.

Sus tareas son:

• La atención al público, más que otros auxiliares, los administrativos en el campo de la sanidad atienden constantemente a pacientes que necesitan asistencia médica urgente y, por tanto, requieren de ayuda profesional. Estos auxiliares administrativos de la salud deberán orientar y afiliar a todos los usuarios en base a las normas del Sistema General de la Seguridad Social en la salud.

• Deberán atender la recepción de las llamadas; organizar, tramitar y almacenar los expedientes de cada paciente; y anotar las citas en un servidor para poner en contacto a los médicos con sus pacientes.

• Están en la obligación de referir a todos los usuarios no afiliados al servicio de salud que le corresponda y de admitir a los afiliados en base a las necesidades que presenten.

• Se encargan de facturar las prestaciones de servicios, si fuera necesario, de forma acorde con la normativa vigente.

• Podrán realizar actividades de cartera y ejercer como auxiliares de cuentas médicas, cobrando facturas, por ejemplo, en el sector privado.

Funciones de un auxiliar administrativo contable

A diferencia de los otros puestos de auxiliares administrativos, los contables se especializan en los números y, por ello son, cada vez más, una de las figuras más valoradas en muchas empresas. Suelen trabajar en colaboración estrecha con los secretarios y los asistentes de dirección, de forma que se complementen para aumentar el ritmo de producción.

Los auxiliares contables se especializan en los números y, por ello son, cada vez más, una de las figuras más valoradas en muchas empresas.

Aunque estas tareas también se alinean con las comentadas anteriormente, sí que es cierto que hay matices que las diferencian de las que ejercen otros profesionales auxiliares. Estos se encargan de:

• Preparar balances; esto es, los balances de pérdidas y ganancias de la empresa. En función a las órdenes  de los superiores, el auxiliar contable se encargará también de presentar informes financieros de forma periódica y de redactar este balance para llevar al día las cuentas

• Efectuar tareas básicas de atención al cliente, interactuando con usuarios o proveedores por email, teléfono o cara a cara.

• Realizar labores sencillas como las de redacción de correspondencia, archivado de documentos, fotocopiado y el registro de actas de reuniones de visitas.

• Monitorizar las cuentas, llevando un estricto seguimiento de todos los saldos pendientes y procesando y almacenando los recibos de la empresa, como pueden ser de los pagos de clientes o proveedores y las facturas de venta.

• Llevar a cabo la supervisión de algunos presupuestos como de los registros financieros en el libro mayor, ya sean extractos de finanzas entrantes y salientes.

Funciones de un auxiliar administrativo de almacén

Quizás la rama de los auxiliares administrativos más distinta a las anteriores sea la de los auxiliares de almacén. No se encargan tanto de tratar directamente con el público, ni de realizar únicamente tareas de mecanografía, de archivo o de contabilidad, sino que trabajan directamente con productos.

Aunque lo cierto es que puede existir una subdivisión entre los que realizando tareas administrativas de gestión y los que realizan tareas de logística, comparten actividades como las que explicamos a continuación:

• Llevar al día el control del inventario físico y asegurarse de que hay stock de todos los productos. Si hay escasez o se está agotando algún producto, se encargarán de contactar con el proveedor para reponerlo lo antes posible.

• Trabajar en la logística de los envíos y contactar con empresas de paquetería  y con los proveedores, para estar al tanto del rastreo del envío y notificar sobre la llegada para descargar los productos con la mayor rapidez.

• Llevan a cabo los trámites de los pagos de facturas de transportes, de embalaje y otros, temas de toda la facturación de personal. 

• Manejan las cajas y toda la distribución de la mercancía, apoyando las actividades del almacén a la hora de recibir, organizar y revisar todos los materiales para poder despachar a tiempo las unidades de envío y distribución.

• Ejercen como punto intermedio entre el cliente  y el proveedor, llevando a cabo tareas básicas como las de comunicación a través de correos, llamadas telefónicas o visitas.

•  Ayudar en las tareas de carga y descarga de mercancías en los almacenes.

• Realizar tareas de logística varias.