¿Cómo organizar un congreso?

La organización de un congreso puede ser una tarea tan extenuante como gratificante, pero a la hora de planificar todos los detalles tenemos que llevar a cabo un trabajo muy minucioso. Los congresos conforman entornos ideales para el aprendizaje en los cuales compartir conocimientos de temas es muy diferente, establecer nuevos contactos, hacer networking y hablar de nuevos avances y tecnologías en ciertos campos.

En el caso de que estés pensando en organizar tu primer congreso o que quieras descubrir algunos nuevos consejos o sugerencias para planificar un congreso de éxito, hemos venido al lugar correcto. En este artículo, queremos hablarte de las buenas prácticas para organizar un congreso, los pasos clave que tienes que seguir y algunos otros aspectos que debes considerar si quieres que el congreso resulte lo más favorable posible para todos los asistentes.

A continuación, te guiamos para que sepas cómo establecer los objetivos principales, cómo se coordina todo el sistema de logística y en qué sentido puedes planificar y ejecutar este evento para que cumpla con las expectativas. Sigue leyendo si quieres saber cuáles son las claves para organizar un congreso internacional del cual se hable durante muchísimo tiempo. 

Aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar un congreso

Dentro de los estilos y tipos de eventos existentes, los congresos se consideran de los más difíciles de organizar, precisamente porque abarcan un proceso muy amplio de tareas para las cuales es necesaria mucha coordinación y comunicación. En los congresos, asimismo, también deben acudir ponentes profesionales y se deben gestionar distintas charlas, en muchos casos de temáticas variopintas, por lo que la planificación de un congreso requiere de mucho esfuerzo.

En este apartado queremos hablarte de algunos de los aspectos fundamentales para organizar un congreso que tienes que considerar si quieres ponerte en marcha. Una vez que conozcas estas claves para organizar un congreso, serás capaz de quitarte un peso de encima y llevar a cabo esta actividad de una manera más eficiente: 

• El presupuesto es sin duda uno de los principales temas a considerar. Llevar un buen control presupuestario desde el inicio nos permitirá saber qué gasto tenemos que asumir y cuáles van a ser los costes. Siempre se recomienda tener un presupuesto realista en el cual tengamos en cuenta la localización, la publicidad, el catering, el gasto en promotores y un plan de contingencia.
• Continuando con la idea del punto anterior, los planes de contingencia siempre serán imprescindibles a la hora de organizar cualquier Congreso. Estos serán planes secundarios en los cuales planificamos alternativas en caso de que surja una situación imprevista, como algún cambio en la programación o diversos problemas técnicos. Es importante dedicar un apartado a esto también en el ámbito de presupuesto.
• Más allá del aspecto económico, el apartado de la comunicación también es de los más prioritarios. La estrategia de comunicación interna entre los organizadores y externa respecto a los métodos para transmitir y llegar al público objetivo deben planificarse ya desde el inicio. Se recomienda siempre planificar charlas y talleres en los cuales se transmita siempre contenido de valor específico para un público segmentado en lugar de charlas genéricas.
• También hilando del punto anterior, el programa de contenidos debe estar planificado al detalle. Es imprescindible planificar un programa completo de actividades diversas que garantice la inscripción de los participantes ya desde el primer anuncio para asegurar el retorno de toda la inversión. El contenido de calidad, unos ponentes profesionales y codiciados, así como una buena organización asegurarán que el programa resulte lo suficientemente atractivo. 
• Llevar a cabo una evaluación y un seguimiento, tanto durante como posteriormente al congreso, puede ser una buena idea también. Si eres una persona o una empresa que se especializa en la organización de congresos, te resultará muy útil conseguir feedback de los asistentes para conocer su opinión. De esta forma, tras el congreso resulta también muy útil continuar con una interacción ligera con los asistentes no solo para mejorar los eventos futuros, sino también para mantenerte en contacto con ellos y ganar asistentes fieles.
• La sostenibilidad, por último, también es otro aspecto clave en el cual vale la pena pararnos. Si quieres realizar un congreso que esté a la orden del día, lo mejor que puedes hacer es buscar toda la sostenibilidad posible y fomentar una conciencia ambiental entre todos tus asistentes. En la actualidad existen muchas prácticas sostenibles que puedes aplicar a un congreso, como la reducción de desechos o el uso de materiales reciclables, entre otros. Esto te dará más caché y mejorará tu reputación. 

¿Qué se necesita para organizar un congreso?

Ahora que ya hemos visto algunas claves y sugerencias para organizar un congreso con éxito, queremos hablar de otros aspectos más esenciales y que deben incluirse o sí. Para la planificación de cualquiera de estas modalidades de evento se necesita conocer sus fundamentos, que son los que exponemos a continuación.

Briefing

Comenzamos por lo más básico que son las respuestas que responden a las preguntas, cuándo se celebrará el congreso, dónde, cuál será el objetivo principal de este, quiénes serán sus asistentes y qué tema o temas se tratarán. Un briefing es un documento esencial en el cual vamos a plasmar de forma clara y coherente todos estos puntos clave para ayudarnos a realizar un trabajo exitoso. 

Ponentes

El principal atractivo de cualquier congreso se debe a los ponentes que van a acudir a realizar charlas, actividades, ponencias e incluso talleres. Dar con las figuras adecuadas que representen los valores y que transmitan los mensajes que se asocian con la empresa será clave. Esto garantizará la asistencia de los interesados y también convertirá el congreso en un evento de éxito. 

Patrocinadores

Otro aspecto esencial relacionado directamente con el ámbito económico es el que hace referencia a los patrocinios. Esto nos ayudará a aumentar nuestros recursos económicos y también influirá directamente en los valores de marca. Contar con patrocinadores tendrá muchas ventajas, por lo que esforzarse en conseguirlos y publicitarlos de la mano de los ponentes puede darle muchísimo más caché y reputación al evento. 

Equipo

Para conseguir todos los elementos y objetivos propuestos anteriormente, lo principal será contar con un equipo responsable y efectivo. Trabajar por áreas y por grupos será lo más efectivo, siendo importante que todas ellas estén cualificadas en sus puestos. Centra tus esfuerzos sobre todo en el ámbito de la comunicación, del diseño, de la administración, del montaje, de la seguridad del personal y de las actividades. 

Asistentes

En el apartado humano el último aspecto clave será el de las inscripciones de los asistentes. Gestionarlas de una forma simple y sencilla será lo más adecuado, por lo que asegúrate de que la solución de venta de entradas puede realizarse tanto de forma online como en el sitio. Ofrecer facilidades y descuentos puede ser una buena forma de atraer a más gente al evento, así como también paquetes vips u otras recompensas.

Localización

Escoger el lugar adecuado para realizar este congreso también marcará la diferencia. Opta por un lugar reconocido, de fácil acceso, que tenga zonas accesibles en coche y en transporte público y que además cuente con una buena accesibilidad para personas con movilidad reducida. El alojamiento cercano también será un plus. En definitiva, presta mucha atención al local escogido, puesto que este ya de por sí podrá marcarte alguno del resto de puntos que hay que considerar como parte del briefing y afectará directamente en el ámbito económico y de recursos humanos.

Promoción y marketing

Finalmente, del apartado de la promoción del evento, conseguir un marketing adaptado a las ponencias y las actividades será la mejor forma de vender este evento de manera clara. Ayúdate de las redes sociales, de los patrocinios, de ruedas de prensa, de publicidad, de boletines informativos, etcétera. Crear una página web para el evento también te aportará bastante reputación. Utilizar medios tradicionales o digitales conforme a lo que mejor se adapte a tu evento. 

¿Y si es un congreso internacional?

Entendido todo lo que hemos comentado en el apartado anterior sobre cómo se organiza un congreso y cuáles son los pasos a seguir para montar un congreso, aquí queremos centrarnos en el ámbito internacional. A la hora de llevar este congreso fuera del país o incluso de traer personalidades al país, van a necesitar ajustarse algunos apartados.

En este caso, lo principal será encontrar un calendario adaptado a todos los ponentes que participarán. La fecha además también debe ser la adecuada para que el público pueda acudir al evento, por lo que los fines de semana siempre serán la mejor opción. Al abarcar más países, los ponentes también pueden ser de alto nivel, como nos comentan los expertos en eventos de traducciones internacionales de https://jsentamans.com/. Y es que en el caso de que quieras celebrar un congreso internacional, vas a necesitar sí o sí dedicar un apartado en tu briefing a la contratación de traductores simultáneos que le otorguen mayor caché a tu evento.

El trabajo de marketing y los aspectos logísticos también deberán tratarse de una forma distinta y podrán planificarse más a lo grande. Es importante tener en cuenta que en el caso de que el congreso Internacional se fuese de presupuesto, siempre existe la opción de realizarlo de manera online. Los congresos virtuales internacionales se han convertido en una de las mejores formas de ofrecer este servicio, puesto que ayudan a reducir los costes, tanto para los organizadores como para los asistentes, y permiten una comunicación efectiva, instantánea y global.